Kortere møter gir bedre resultat!

Du kjenner deg sikkert igjen i disse evindelig lange og kjedelige møtene som nærmest tar fra deg all arbeidslyst og energi for resten av arbeidsdagen. Men, ikke gi opp. Det finnes en løsning.

Invitér til kortere møter
Det er mye lettere å få folk til å møte opp på møter som allerede i innbydelsen sier at de bare vil vare i 30 eller kanskje så lite som 15 minutter. Mange har tidsintervaller på 1 time i kalenderne sine, så en halvtime eller et kvarter synes de nok de kan smette inn.

En av abonnentene på mitt nyhetsbrev om personlig effektivitet lar medarbeiderne stå oppreist for å få morgenmøtet til å gå raskt unna. Her er hva hun skriver i en e-post:

» Akkurat ferdig med dagens stand up. Vi tar den alltid når alle er på plass om morran. Vi gjennomfører det stående med kaffe i handa, fortsatt effektivt. På den måten blir det kun avbrudd i arbeidet pga stand up og ikke et kort møte og etterpå kaffepreik. Det betyr at vi går rett på sak med arbeidet etter møtet. De som har avdekket avhengigheter går sammen og setter en kort plan for hvordan løse dagens utfordring.»

Bruk minimalt med tid til tørrprat i åpningen
Gå rett på sak under møtet. Unngå sosial oppvarmings-prat til å begynne med. De har en tendens til å være hyggelige og legger lista for at dette blir et «kose-møte».

Presentér de viktigste sakene først
Undersøkelser viser at deltakere bare klarer å være fokuserte de 10 – 18 første minuttene av et møte. Deretter begynner tankene deres å løpe av sted til andre møter og andre gjøremål. Derfor er det viktig å fokusere på de viktigste sakene i første del av møtet.

Sett av egen tid foran og etter møtet
Bruk 30 minutter før møtet til å forberede deg grundig og prioritere temaene etter viktighet. Planlegg også hvor mange minutter som skal brukes på hvert tema og hold deg tiden. Legg gjerne armbåndsuret ditt symbolsk foran deg på bordet og kikk på det ved jevne mellomrom. Det får deltakerne til å fatte seg i korthet i de 15 minuttene dere har satt av til møtet.

Men glem ikke å bruke 15 minutter også etter møtet til oppfølginger. Jo fortere beslutningene, tidsfristene og ansvarsfordelingen blir publisert etter møtet, desto viktigere vil deltakerne oppfatte at de er – og prioritere dem.

Og husk – start og stopp møtene på sekundet!

PS! Dette gjelder for interne møter. Møter med eksterne eller kunder bør ha en helt annen form.



Kategorier:Nyhet, Produktivitet

%d bloggere like this: