Taper over 100,000 i uken på å lete etter dokumenter

107 ansatte brukte unødig mye tid på gjenfinne dokumenter i en tradisjonell mappestruktur. Da IT-selskapet Adactit satte seg ned med kunden for å se på hvordan lagring og gjennfinning av dokumenter, fikk de sjokk. Sammen beregnet de at kunden kastet bort 106,572 kroner uken på det tungvindte arbeidet!

Skjermbilde 2016-02-01 kl. 20.08.19Men dette selskapet er nok ikke alene om dette problemer. Utrolig mange bedrifter og oganisasjoner kaster penger ut av vinduene på grunn av manglende effektivitet. De tviholder på gamle mappestrukturer der medarbeiderne faktisk må vite i nøyaktig hvilken mappe et dokument befinner seg.

Men verden har kommet videre. Moderne løsninger som f.eks. IBM Connections Cloud hjelper deg til å finne de riktige dokumentene raskere og det uten at du vet hvor de befinner seg i systemet. Og dokumentene du lagerer der flytter aldri på seg. Du sender dem aldri avgårde som et vedlegg til en epost, nei du deler dem både internt og eksternt ved at du gir mottakeren tilgang til dette ene dokumentet – der det befinner seg. Og du har full kontroll over hvem som skal få lese dokumentet, hvem som skal få lov til å laste ned dokumentet, hvem som skal få redigere i dokumentet (uten å laste det ned lokalt). Du vet hvem som har åpnet det, når de åpnet det og hvem de eventuelt har delt det videre med om de har tillatelse til dette. Dessuten har du full versjonskontroll!

Søkefunksjonen er utmerket. Du oppgir bare noen stikkord så finner du både dokumentet og forfatteren med et klikk. Søk skjer både i teksten, i filnavnene og i tag’ene (stikkordene). Ja, til og med i PDF-dokumenter søkes. Og det raskt.

Bedrifter som i dag fremdeles bruke mappestrukturer bør tenke over hvor mye tid medarbeiderne bruker på å lete etter dokumenter og deretter lete etter forfatteren for å stille spørsmål.

Med IBM Connections får du via dokumentet direkte tilgang til forfatteren og andre aktører rundt dokumentet – og kan kontakte dem direkte derfra. Og, ja, du kan gjøre det fra mobiletelefonen eller nettbrettet ditt også. Dokumenter skal ikke befinne seg et sted der du ikke finner dem eller må ha hjelp av andre til å finne dem. Dokumenter skal være tigjengelige for deg der du befinner deg til enhver tid.

Det er det som er produktivitet!



Kategorier:Nyhet, Produktivitet

%d bloggere like this: