Nord-Norske kommuner øker produktiviteten og sparer penger samtidig!

En kommune som både øker produktiviteten og sparer penger samtidig? For utrolig til å være sant? Nei, slett ikke. Nå går to kommuner i Nord-Norge i bresjen for modernisering og endringsvilje. Kanskje er dette de to mest fremtidsrettede kommunene i Norge!

Norske kommuner har fått beskjed fra regjering og storting om å samarbeide mer, slå seg sammen og modernisere måten de jobber på. Noen kommuner har allerede skjønt at de må modernisere for å jobbe smartere slik at de kan øke produktiviteten, oppnå raskere saksbehandling og derved yte endra bedre tjenester til innbyggerne i kommunene.

To av disse kommunene er i Nord-Norge.

Før og etter påske skal jeg bidra til å endre arbeidsmetodene dette hos de to kommunene som har bestilt egne prosjekter for bedre samhandling både internt og eksternt. De ønsker å få bedre kompetansedeling for å kunne utnytte fag-ressursene bedre, de ønsker å gjøre kommunikasjonen mellom etater, medarbeidere, andre kommuner og eksterne samarbeidspartnere enklere og raskere. Og ikke minst ønsker de seg nye arbeidsmetoder som gjør hverdagen lettere for de ansatte.

Det disse kommunene gjør er å opprette sosiale intranett der samhandlingen mellom medarbeiderene gjøres enklere og mer mobil. Det betyr blant annet lettere gjenfinning av dokumenter både når de er på kontoret eller ute på reise i kommunen eller andre steder. Det betyr felles prosjekt-planlegging både internt og eksternt – på tvers av etater og kommunegrenser. Lengre ned i artikkelen finner du en detaljert opplisting av hvilke hel-integrerte verktøy de får og hva dette betyr av fordeler og besparelser.

De to kommunene jeg skal jobbe med er forholdsvis små kommuner med små midler til å gjøre store, nye investeringer i teknologi. Det de gjør er å ta bruk svært rimelige digitale løsninger i nettskyen. Dette reduserer en rekke kostnader for dem til drift, servere, vedlikehold og ekstra programvare for å ivareta sikkerheten og den lokale backupen. De går over fra å eie til å leie og reduserer derved også investeringsbudsjettet betydelig. Dette er penger de kan bruke på mer publikumsrettede prosjekter.

Det jeg skal gjøre på toppen av disse løsningene er å motivere dem for nye arbeidsvaner, lære dem nye og smartere måter å jobbe på. Lære dem opp i bruk nye verktøy som vil gjøre prosessene raskere og gjøre informasjon raskere og lettere tilgjengelig enn med de tradisjonelle systemene de har i dag. Sammen skal vi restrukturere arbeidsflyten og gjøre arbeidsprosessene raskere og mer strømlinjeformet.

Her er noen av de funksjonene medarbeiderne i disse foregangskommunene snart vil kunne ta i bruk:

  • Intranett og ekstra-nett med sosiale samhandlingsfunksjoner.
  • Dokumentbehandling uten lokal klient – tekstbehandler, regneark, presentasjons-verktøy – helt integrert i arbeidsflaten gjennom en nettleser.
  • Raskere dokumentbehandling – flere personer kan skrive og redigere samme dokument i sanntid – samtidig.
  • Full versjons- og tilgangs-kontroll på alle dokumenter.
  • Et dokument lagres bare ett sted – «one single version of truth».
  • Web-møter med opptil 200 samtidige deltakere – internt og eksternt.
  • Chat med fil-overføringer, skjermdeling med klippe-tjenester – både en til en og hele grupper.
  • Video-møter – en til en eller grupper. Kan også tilknyttes telefoni.
  • Aktivitets- og prosjektstyring – eksternt og internt.
  • Diskusjons-databaser – eksternt og internt.
  • Blogger og wikis.
  • Huskelister.
  • Digitale fellesskap – eksternt og internt.
  • En moderne e-post-løsning som bygger på analyseverktøy og gir en helt ny og effektiv måte å jobbe med e-post på.
  • Kalender og adressebøker.
  • Hver bruker får 1 Terra-byte lagringsplass som standard.
  • Gratis tilgang til eksterne samarbeidspartnere i ubegrenset antall.
  • Alle funksjoner tilgjengelige på mobile enheter på flere plattformer.
  • Appene lastes gratis ned både for iOS og Android.

Kommunene vil oppnå en rekke fordeler og økonomiske gevinster:

  • Alle dokumenter som ikke tilhører saksbehandlings-systemet samles ett sted med full versjons og tilgangskontroll
  • Enklere samhandling med kunder og samarbeidspartnere via digitale fellesskap og prosjekter/aktiviteter
  • Full kontroll med fremdrift og dokumentasjon av arbeidsprosesser og prosjekter
  • Full oversikt av alle prosesser, dokumenter og prosjektutvikling via det åpne, sosiale intranettet
  • Alle prosesser, dokumenter, e-post, prosjekter tilgjengelige også på mobile enheter
  • Forbedret digitalt samarbeide med eksterne leverandører og samarbeidende kommuner ved bruk av digitale fellesskap, felles prosjekter, deling av dokumenter, digitale møter etc.
  • Sparte møte- og reisekostnader med bruk av virtuelle møter via internett både internt og eksternt – både fra stasjonære, bærbare og håndholdte enheter.
  • Sparte utgifter til ekstra programvare-lisenser f.eks. Microsoft Office 365 da alle slike kontorstøtte-funksjoner er inkludert i løsningen.
  • Sparte utgifter til IT-drift, lagring, antispam, antivirus.
  • Sparte utgifter til oppgraderinger av programvare på lokale enheter. All programvare ligger i nettskyen og oppgraderes fortløpende og automatisk uten ekstra kostnader.
  • Sparte utgifter til eksternt IT-personale etter prosjektets ferdigstillelse og i normal drift.

Vil du vite mer? Ta kontakt!



Kategorier:Nyhet, Produktivitet

Stikkord:

%d bloggere like this: